Håndtering af personlige oplysninger

Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU. Hos Portrætservice/Baes Fotografi ApS opdaterer vi vores systemer og processer for at forberede os til GDPR’s ikrafttrædelse 25. maj 2018.

Hvis du gerne vil læse mere om Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ håndtering af oplysninger, kan du læse nedenfor:

1 Hvor kommer oplysningerne fra?

Når skolen/institutionen bestiller Portrætservice/Baes Fotografi ApS til at tage billeder, kommer de informationer vi har om jer eller/og jeres barn fra den forælder der udfylder bestillingssedlen.

Når en ordre gennemføres i netbutikken, vil oplysningerne blive tilrettet/tilføjet fra denne ordre.

2 Med hvilket formål behandles oplysningerne?

Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældre(ne).

Portrætservice/Baes Fotografi ApS formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart.

Portrætservice/Baes Fotografi ApS forbeholder sig retten til at videredistribuere gruppe- og portrætbilleder til skolens interne formål.

3 Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?

Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Portrætservice/Baes Fotografi ApS til at udføre fotograferingen.

Jf. tilladelsen til portrætfotografering givet på den underskrevne bestillingsseddel beholder Portrætservice/Baes Fotografi ApS oplysningerne der evt. er givet på forhånd jf. ovenstående, eller også slettes oplysningerne igen jf. pkt. 7. På bestillingssedlen er der afgivet ønske om bestilling når der er krydset af og sedlen er underskrevet.

4 Hvilken følsomhed har oplysningerne?

Almindelige persondata

– herunder: Elevens navn, klassetrin, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer. Sidstnævnte bliver kun oplyst til Portrætservice/Baes Fotografi ApS, når der bliver gennemført/bestilt online i Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ netbutik af forælderen selv. Der kan også være koblet et portrætbillede til oplysningerne samt forefindes et elevnummer fra skolens interne arkiv.

Portrætservice/Baes Fotografi ApS hverken bruger eller lagrer CPR-numre.

5 Er den registrerede oplyst om behandlingen?

Det fremgår, pr. 12. september 2018, af vores udleverede bestillingsseddel, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på Portrætservice/Baes Fotografi ApS shopside: www.shop-portraitservice.dk

Oplysningen herom bliver også gentaget ved en gennemførelse af ordrer i Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ netbutik.

6 Er personoplysningerne nødvendige for formålet?

Skolen/institutionen/forældrebestyrelsen/eller privatpersoner bestiller Portrætservice/Baes Fotografi ApS til at udføre fotograferingen.

Skoler:

Ja, Portrætservice/Baes Fotografi ApS skal bruge oplysningerne fra skolen ifbm. ajourføring af skolens arkiver – dvs. portrætterne som Portrætservice/Baes Fotografi ApS er bestilt til at levere til skolen. Derfor modtager Portrætservice/Baes Fotografi ApS oplysningerne på forhånd, før fotograferingen. Ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger Portrætservice/Baes Fotografi ApS personoplysningerne hertil.

Institutioner:

Ja, ifbm. forældrenes bestilling af billeder, herunder kundeservice, bruger Portrætservice/Baes Fotografi ApS personoplysningerne hertil.

7 Hvornår udløber/slettes oplysningerne?

Hvis forælderen har ønsket fotografering, slettes oplysninger om eleven, ved udgangen af kalenderåret, året efter endt fotografering. Dvs. får skolen taget billeder i oktober 2018, slettes oplysningerne ultimo december 2019. Herefter gemmes der alene oplysninger om forælderen jf. Bogføringsloven.

Portrætter og børnenes navne slettes ved udgangen af kalenderåret, efter endt fotografering, ligesom login-muligheden i Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ netbutik udløber. Portrætter ligger, før de slettes på samme vis, på Portrætservice/Baes Fotografi ApS server under et anonymiseret filnavn bestående af tal og bogstaver.

8 Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?

Ja, Portrætservice/Baes Fotografi ApS driver en sæson-præget virksomhed, med hoved-fotografering/højsæson i skoleårets start: fra august til november-måned og derefter lavsæson frem til juni-måned, året efter. Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ vurdering, at der kommer henvendelser på alle slags billeder fra én højsæson til den næste, hvorfor muligheden for (gen)bestilling er aktuel.

9 Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?

Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.

10 Hvem har adgang til oplysningerne?

Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ administrative medarbejdere.

Portrætservice/Baes Fotografi ApS forbeholder sig retten til at videredistribuere gruppe- og portrætbilleder til skolens interne formål.

11 Hvor lagres personoplysningerne?

I virksomheden; internt på Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ drev og dertil beskyttede servere. Underskrevne sedler destrueres og opbevares ikke fysisk. Kun digitalt.

12 Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?

Ja. Du har ret til indsigt: Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt Portrætservice/Baes Fotografi ApS pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.

Retten til at korrigere data: Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.

Retten til at slette data:
Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som Portrætservice/Baes Fotografi ApS benytter, undtagen i følgende situationer:

* Hvis du har en bestilling ved Portrætservice/Baes Fotografi ApS

* Hvis du har en uafklaret sag hos kundeservice ved Portrætservice/Baes Fotografi ApS

* Hvis du har et økonomisk mellemværende med Portrætservice/Baes Fotografi ApS, uanset betalingsmåde

* Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne

Herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).

Hvordan kan du udøve dine rettigheder?
Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vores kundeservicemedarbejdere altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder. Du kan altid kontakte kundeservice herom på lui@baesfoto.dk

Retten til at klage til en tilsynsmyndighed:
Hvis du mener, at Portrætservice/Baes Fotografi ApS behandler dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte kundeservice på lui@baesfoto.dk

Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

13 Hvem videregives oplysningerne til? (Underdatabehandlere)

Alle kundedata opbevares på intern server via en underdatabehandler. Serveren kan tilgås ved support og evt. vedligeholdelse.
Portrætservice/Baes Fotografi ApS har ansat freelance-fotografer hvoraf alle er underlagt samme arbejdsbetingelser som øvrige ansatte, herunder fortrolighed og tavshedspligt.
I forbindelse med forældrenes bestilling, og et længerevarende udestående, trods fremsendte betalingspåmindelser, vil oplysninger blive videresendt til Portrætservice/Baes Fotografi ApS’ inkassobureau – en underdatabehandler.
Alle billeder i Portrætservice/Baes Fotografi ApS bliver behandlet af en underdatabehandler. Billederne har anonymiserede billedfilnavne under hele processen.
Portrætservice/Baes Fotografi ApS hoster deres hjemmeside samt netbutik i Danmark hos underdatabehandlere.
Hvis skolen har bestilt Portrætservice/Baes Fotografi ApS til at levere en elevbog, bliver denne trykt og leveret fra en underdatabehandler.
I forbindelse med levering af billeder til dig kan transportfirmaer modtage oplysninger om dit navn og adresse.

14 Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?

Ja, der er udfærdiget databehandleraftale(r) mellem Portrætservice/Baes Fotografi ApS og underdatabehandlere.

15 Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?

Nej